أرابيكا:مسابقة مؤسسة الملك عبد العزيز ورجاله للموهبة والإبداع/مقالات/أهمية إدارة الوقت

مقدمة :

إن أهمية الوقت ترجع إلى كيفية إدارته واستغلاله الاستغلال الأمثل من قبل العاملين ، وتزداد أهميته خاصة في الحياة الشخصية للأشخاص وفي المنظمات العامة و الخاصة بدءا من القادة الإداريين في قمة الهرم الإداري إلى المشرفين والعاملين في المستويات الأولى . فالإدارة الجيدة تسعى إلى استثمار الوقت لان الوقت يعتبر موردا فريدا لا يمكن ادخاره و إنما استخدامه بحكمة ومنطق . فالإدارة تهتم بالوقت للمحافظة على توفير الجهود و الموارد والعاملين , وتستخدم الأسلوب الأمثل في عدم إهدار الوقت , حيث أن استخدامه بفعالية يمكن أن يغير بعض العادات القديمة غير المفيدة و يساهم في استخدام الوقت بالطرق السليمة الاستخدام السليم . ويعتبر الوقت موردا مهما للمديرين مثله كمثل الموارد الأخرى كالآلات و الموارد و رأس المال و القوى العاملة . لذا فان الوقت يعتبر موردا نادرا كما أشار بيتر دركر" الوقت هو أندر الموارد فإذا لم تتم إدارته لن تتم إدارة أي شيء آخر" . مفهوم الوقت :

يعتبر الوقت وحدة قياسا بالساعة أو أجزائها و يسير على شكل خط مستقيم إلى الإمام و يتحرك بموجب نظام معين من الصعب التحكم فيه أو استرجاعه . إن مفهوم الوقت هو الفترة المحددة من حياة الموظف اللازمة لإنهاء مهمة . خصائص الوقت :

للوقت خصائص يتميز بها ومنها : 1- سرعة انقضائه فهو يمر مر السحاب . 2- ما مضى منه لا يعود مرة أخرى . 3- انه أغلى ما يملك الإنسان .

مفهوم إدارة الوقت :

إن إدارة الوقت تعني إدارة الذات , إن مفهوم إدارة الوقت عملية مستمدة من التخطيط والتحليل والتقييم المستمر لكل النشاطات التي يقوم بها الشخص خلال فترة زمنية محددة , تهدف إلى تحقيق فعالية مرتفعة في استغلال هذا الوقت المتاح للوصول إلى الأهداف المنشودة . فهي تساعد في تحديد الحاجات حسب أهميتها و تعني الكفاءة و من ثم تعتبر إدارة الوقت الجيدة صفة من صفات القيادة الجيدة . ويمكن تعريف إدارة الوقت بأنها إحدى العمليات التي تستطيع بها أن تنجز المهام والأهداف التي تمكنك من أن تكون فعالاً في عملك

أنواع الوقت :

• الوقت الإبداعي : وهو المخصص للدراسة والبحث والاستقصاء والتخطيط لفهم الأمور وإداراتها والعمل على تحديد مضيعات الوقت , ووضع الحلول لها , وتحديد الأولويات التي يجب القيام بها لخلق الشعور بأهمية الانجاز و المتابعة.

• الوقت التحضيري : وهو مرحلة الاستعداد لتنفيذ المرحلة الأولى , ويتم فيها جمع المعلومات وتجهيز بيئة العمل وأدوات العمل وأساليبه وأفراده حتى يتم تجنب الهدر في الأموال والتقليل من التكاليف .

• الوقت الإنتاجي : ويقصد به إتباع ما يعرف بالوقت المبرمج . والتعرف على جميع الأمور المتعلقة بالحصول على الوقت المثالي في العمل .

• الوقت غير المباشر : وهو الوقت المخصص للنشاطات الفرعية غير المتخصصة والتي لها تأثير على العمليات

مبادئ إدارة الوقت :

إن إدارة الوقت تعتبر عملية تتكون من مهام التخطيط و التنظيم و الرقابة أي إن إدارة الوقت تستلزم وجود مهارة التخطيط و التنظيم لاستخدامها بفعالية وكذلك مهارة الرقابة على استخدامها. 1) التخطيط : عادة ما يقع المدراء في مصيدة عدم التخطيط بحجة انه يأخذ وقتا كبيرا , و بالرغم أن التخطيط يأخذ وقتا طويلا أول الأمر فانه يعوض ذلك الوقت حيث ينجز المدير أفضل و يوفر جهدا و وقتا في الأداء الحقيقي للنشاطات و المهام المناطة به . و التخطيط يعد أكثر مهام القائد الإداري أهمية و بدونه لا يستطيع أن يكون لديه صورة واضحة عما يود انجازه و لا عن طريقة ذلك .

خطوات التخطيط :

أ ) معرفة المعلومات و البيانات : إن أول خطوات التخطيط هو أن يقوم المدير بتحليل دقيق لكيفية قضاء الوقت , حيث انه بدون هذه المعلومات يصعب تحديد العادات و الأنماط التي يحتاج إلى تنفيذها في العمل , و الأفضل هو الاحتفاظ بسجل زمني يومي يسجل الوقت الحقيقي الذي يقضي في كل مهمة و لعدة أيام . ب ) تحديد الأهداف : على القائد أن يحدد الأهداف التي يود تحقيقها و تقسيمها إلى أهداف طويلة المنال , و أهداف قصيرة المنال , و تحديد أيضا الوقت اللازم لكل هدف و عليه أن يكتب أهدافه وخططه في قائمة يومية و يتتبع ما كتب منها لان هذه طريقة سريعة للسيطرة على الوقت و تعتبر الطريقة التي تستخدم الوقت قبل التنفيذ . ج ) ترتيب الأولويات : أو ما يعرف بإدارة الأولويات من خلال تحديدها و إيلائها ما تستحق من الاهتمام بما يتناسب مع أهميتها . يقسم كوفي و دوغلاس نشاطات الإنسان حسب أهميتها و إلحاحها إلى أربع أنواع , يندرج تحت النوع الأول الأمور الهامة العاجلة و هي نشاطات لابد من القيام بها مثال عليها حضور اجتماعا أو موعدا مع شخص هام تتوقع منه شيئا ضروريا , فهذه أمور هامة وعاجلة ولابد من القيام بها فورا . النوع الثاني الأمور الهامة غير العاجلة , مثال عليها تعلم مهارات جديدة للنجاح في العمل , أو التحضير لمحاضرة موعدها بعد شهرين . النوع الثالث تلك الأمور الروتينية , فهي عاجلة و لكنها غير هامة , ومثال عليها بعض المكالمات الهاتفية و الزيارات المفاجئة . النوع الرابع النشاطات المضيعة للوقت , فلا هي هامة ولا عاجلة مثال عليها الأحاديث الطويلة على الهاتف , ولعب الورق لساعات , حل الكلمات المتقاطعة . و الإنسان الفعال لا يلقي بالا للنوع الرابع من النشاطات , ويدير وقته بشكل جيد ليتحاشى تأثير النوع الثالث منها , ولا يركز اهتمامه على النوع الأول الهامة العاجلة لأنها تفرض نفسها وتلح عليه أصلا . ولكنه يتميز عن غيره من الناس بأنه يولي اهتماما خاصا للنوع الثاني من النشاطات , تلك الهامة غير العاجلة , والتي تهمل عادة من قبل الآخرين . لأنها لا تلح عليهم , وتحتاج منا أن نبحث عنها و نركز اهتمامنا عليها . إن النشاطات الهامة التي تسهم في تحقيق أهدافنا , وتترك آثارا واضحة على مجمل حياتنا , هي تلك التي يجب أن نوليها جل اهتمامنا , ولو كانت هادئة خافته و مملة و لا تصدر صوتا و لا تلح علينا . وهنا يكمن دور الإنسان الفعال , وربما كان هذا السر الأكبر الذي يميزه عن غيره من الناس في إدارة وقته , و هو حكمته وقدرته و شجاعته و التزامه بتنفيذ الأمور الهامة أولا , و تجاهل الأمور العاجلة غير الهامة وتحاشيها , و رفض الاستجابة لها .

2) التنظيم : تكون هذه المرحلة بعد وضع الخطة , حيث يجب على الأفراد العاملين في الإدارة أن يقوموا باستخدام سجلات خاصة لبيان كمية و مقدار الوقت الفعلي لكل نشاط . وتزود هذه السجلات الفرد ببيانات و معلومات عن كيفية استخدام الوقت بالإضافة إلى زيادة مهارة الفرد في الاطلاع على الأمور , و تبين الأعمال غير الضرورية , و الأعمال التي يستطيع تفويضها , و الأوقات اللازمة لقيام الآخرين بأعمالهم . و قد حدد كثير من الباحثين و الدارسين مقترحات مهمة تساعد على زيادة تنظيم العمل اليومي وتتضمن : أ ) ضرورة تحديد التقارير اللازم الاطلاع عليها . ب) تحديد برامج واضحة للزيارات و استعمال الهاتف . ج) تحديد فترات عقد الاجتماعات . د) السرعة في اتخاذ القرار .

3) الرقابة : إن فكرة الرقابة على الوقت تعتبر من أسس الإدارة السليمة و تزيد من فاعليتها , إن تغيير الخطة اليومية و المتابعة اليومية ضروريان لإدارة الوقت . تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة إذ لا يمكن انجاز العمل إلا إذا كان هناك خطة أو معيار يتم بموجبه مقارنة النتائج المتوقعة . فمتابعة تعديل الخطة و الجدول و الأداء و الإنتاج بما يتلاءم مع الأهداف و الظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها . إن الرقابة على الأعمال تشمل ما يلي : 1- متابعة الجدول الزمني و معرفة ما تم انجازه و ما هي العوائق التي اعترضت التنفيذ . 2- معرفة الأهداف التي تم تحقيقها . 3- معرفة كل مهمة و ما استغرقت من وقت . وبشكل عام يحتاج المدير ليعرف كيف يمضي وقته و كيف يخطط و ينظم له , فالتحكم في الوقت هو الرغبة في اتخاذ المسؤولية . و إذا شعر بان هناك نقصا في الوقت أثناء عمله فهذا مؤشر أن مهارته الإدارية تتجه نحو العدم .

تحليل استخدامات الوقت :

وتعني تسجيل الوقت اللازم لكل نشاط من النشاطات الضرورية لأداء الأعمال ، لذلك فإن دراسة إدارة الوقت تمر بالخطوات التالية : - الخطوة الأولى : تحديد الأعمال والنشاطات التي تشغل وقت الموظف , وهنا يتم تسجيل النشاطات و الواجبات التي يقوم بها الموظف أسبوعيا . - الخطوة الثانية : تحليل الأعمال والنشاطات التي تشغل وقت الموظف , حيث يتم إيضاح و تحديد النشاطات و الواجبات التي استغرق القيام بها أطول فترة , ثم محاولة بيان الأسباب التي أدت إلى هدر الوقت , ومحاولة التعرف عليها و إيجاد الحلول لها . - الخطوة الثالثة : اقتراح الحلول الملائمة لإعادة توزيع الوقت على أعمال الموظف . - الخطوة الرابعة : تنفيذ الحلول والمتابعة , حيث يتم متابعة دراسة توزيع الوقت بصورة مستمرة للتأكد من كفاءة و فعالية الأداء .

مبادئ و أساليب توفير الوقت :

هناك طرق علمية حديثة أثبتت التجارب جدواها في توفير الوقت وهي :

1- طريقة التقويم : تعتمد هذه الطريقة على تحديد الأفراد العاملين لمواعيد معينة لنشاطات تم التخطيط لها في السابق, و العمل على الالتزام بهذه المواعيد بقدر الإمكان .

2- طريقة دراسة الأنظمة : أي القيام بتقسيم الأعمال داخل المنظمات إلى وحدات أو أنظمة معينة . و تحديد مدخلات و عمليات ومخرجات كل عمل لوحدة .

3- طريقة تحليل قائمة الوقت و النشاط : تعتمد هذه الطريقة على قيام الفرد بإعداد قوائم للواجبات اليومية و كذلك الأسبوعية , و يتم كذلك تحديد النشاطات اللازمة لأداء الأعمال بصورة دقيقة في هذه القوائم بشكل يتضمن نوع النشاط , و أهدافه و الوقت الذي يحتاجه , و مكان النشاط و عدد الأفراد الذين سوف يشاركون به .

4- طريقة نظم التذكير: تحتوي على أنظمة تساعد على تذكير الإداري بمواعيده و التزاماته , حتى يقوم بانجاز نشاطاته المطلوب منه انجازها , وهذه الأنظمة هي : أ ) نظام المذكرة الجيبية : هي مذكرة صغيرة الحجم يقوم الإداري بتسجيل و ملاحظة المهام و النشاطات و المواعيد التي سوف يقوم بها خلال الأيام في الأسابيع أو الشهور . ب ) نظام اللوح الرقابي : لوح خشبي متوسط الحجم يسجل عليه النشاطات الأسبوعية أو الشهرية مع بيان نوعية النشاط و أهمية و تاريخ انجازه الفعلي و المتوقع . ج ) نظام العلامة الملونة : أي اعتماد الألوان للتمييز بين النشاطات المهمة و غير المهمة . المشكلات والمعوقات التي تواجه استخدام إدارة الوقت :

- عدم الانتظام في ساعات العمل . - غياب التخطيط الفعال . - عدم وجود القناعات القيادية بأهمية الوقت وإدارته . - عدم كفاءة وفعالية أنظمة الاتصالات الإدارية . - عدم توافر أنظمة معلومات كاملة . - المركزية الشديدة وعدم استخدام أسلوب التفويض في الإدارة . - أثر بعض الجوانب الاجتماعية السلبية على مفهوم إدارة الوقت .